अग्रदाय राशि (Imprest Cash) एवं Station Imprest - Indian Railways – नियम, प्रावधान एवं प्रक्रिया
1. अग्रदाय राशि (Imprest) की परिभाषा
Indian Railways Finance Code, Volume-I के Para 1050 के अनुसार, Imprest एक निश्चित राशि का Standing Advance है, जो किसी व्यक्ति के पास निर्धारित प्रकार के व्यय को पूरा करने के लिए रखा जाता है।
अर्थात् Imprest ऐसी स्थायी अग्रिम राशि है जिसे किसी अधिकृत अधिकारी/पर्यवेक्षक के disposal पर रखा जाता है, ताकि निर्धारित छोटे, आकस्मिक अथवा तत्काल आवश्यक व्यय बिना अनावश्यक विलम्ब के किए जा सकें।
Imprest को सामान्य Cash Balance या किसी भी प्रकार के अनियंत्रित खर्च के लिए उपलब्ध राशि नहीं माना जाता। इसका उपयोग केवल निर्धारित नियमों, स्वीकृति तथा delegated powers के अंतर्गत ही किया जा सकता है।
संदर्भ: Indian Railways Finance Code, Vol. I, Para 1050–1055.
2. Imprest के माध्यम से किए जा सकने वाले व्यय
Finance Code के Para 1050 के अनुसार Imprest का उपयोग निम्नलिखित प्रकार के व्यय के लिए किया जा सकता है—
(1) Petty Office Expenses
कार्यालय की छोटी-मोटी आवश्यकताओं से संबंधित अनुमत व्यय।
(2) Petty Repairs और Petty Works
जहाँ लागू delegation एवं संबंधित Railway instructions के अंतर्गत अनुमत हो, वहाँ छोटी-मोटी मरम्मत अथवा छोटे कार्यों पर व्यय किया जा सकता है।
(3) Hospital के Indoor Patients के Diet के लिए Raw Material
अस्पताल के indoor patients के diet के लिए आवश्यक raw material की लागत।
(4) Emergent Charges
ऐसे आकस्मिक/आपातकालीन charges जिन्हें पहले से foresee नहीं किया जा सकता।
(5) Other Petty Expenses
अन्य petty expenses के लिए प्रत्येक case में ₹15,000 तक की राशि का प्रावधान है, निर्धारित शर्तों के अधीन।
(6) Emergent Petty Advances
Imprest holder अपनी responsibility पर उपलब्ध Imprest money में से emergent petty advances भी कर सकता है, जहाँ नियम इसकी अनुमति देते हैं।
महत्वपूर्ण: ₹15,000 की यह सीमा प्रत्येक case में other petty expenses से संबंधित है। इसे Station Imprest की सामान्य अथवा सार्वभौमिक राशि नहीं माना जाना चाहिए।
3. ₹15,000 तक Other Petty Expenses के संबंध में प्रावधान
Para 1050 में ₹15,000 तक के other petty expenses के संबंध में बिना quotations/bids invite किए expenditure का प्रावधान है, लेकिन इसके लिए निर्धारित certificate record करना आवश्यक है।
Procuring Official/Imprest Holder को यह प्रमाणित करना होता है कि वह personally satisfied है कि खरीदी गई वस्तुएँ—
आवश्यक quality की हैं;
निर्धारित specification के अनुरूप हैं;
reliable supplier से खरीदी गई हैं; और
reasonable price पर खरीदी गई हैं।
इसका prescribed certification Railway Finance Code में दिया गया है।
4. Imprest राशि निर्धारित करने का सिद्धांत
Imprest की राशि आवश्यकता से अधिक नहीं होनी चाहिए।
Finance Code के Para 1051 का मूल सिद्धांत है कि—
Imprest must not be larger than is absolutely necessary.
अर्थात् Imprest की राशि इतनी ही होनी चाहिए जितनी संबंधित expenditure को पूरा करने के लिए वास्तव में आवश्यक हो।
राशि को lowest possible figure पर निर्धारित किया जाना चाहिए जो आवश्यक expenditure को पूरा करने के लिए पर्याप्त हो।
उचित राशि निर्धारित करने में Accounts Officer से consultation का प्रावधान है।
5. Imprest का Need Basis पर निर्धारण
Imprest amount को आवश्यकता के आधार पर निर्धारित किया जाना चाहिए।
Model Schedule of Powers में भी यह प्रावधान है कि—
Finance concurrence आवश्यक है।
Imprest की appropriate amount को need basis पर assess और create किया जाना चाहिए।
Imprest amount का periodic review किया जाना चाहिए।
Imprest से होने वाला कुल expenditure संबंधित उद्देश्य के लिए उपलब्ध projected budget से अधिक नहीं होना चाहिए।
इस प्रकार Imprest की राशि केवल पुरानी sanctioned राशि के आधार पर स्थायी रूप से नहीं रखी जानी चाहिए; आवश्यकता में परिवर्तन होने पर इसकी समीक्षा की जानी चाहिए।
6. Station Imprest Cash
रेलवे स्टेशनों पर छोटी-मोटी तत्काल आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए Station Imprest Cash का विशेष प्रावधान है।
Model Schedule of Powers में Station Manager/Master के लिए Station Imprest Cash की व्यवस्था petty repairs तथा petty urgent expenses के लिए की गई है।
इसमें आवश्यकता के अनुसार Rag Pickers और Safaiwala की व्यवस्था भी शामिल है।
7. Station Category के अनुसार Station Imprest
Station Manager/Master के लिए Station Imprest Cash की निर्धारित राशि निम्नलिखित है:
| स्टेशन की श्रेणी | Station Imprest Cash |
|---|---|
| A & A1 | ₹15,000 |
| B | ₹10,000 |
| C | ₹7,000 |
| D | ₹5,000 |
| E & F | ₹4,000 |
यह राशि Station Imprest Cash के रूप में प्रत्येक स्टेशन के लिए निर्धारित delegated provision है।
इस provision में Station Imprest को petty repairs और petty urgent expenses, including arranging Rag Pickers/Safaiwala as required, के लिए रखा गया है।
8. Station Imprest की स्वीकृति
Station Imprest की sanction के संबंध में Finance concurrence आवश्यक है।
अर्थात् केवल स्टेशन की category के आधार पर राशि स्वतः उपलब्ध नहीं हो जाती। संबंधित sanction को applicable delegation तथा Finance concurrence के अनुसार किया जाना आवश्यक है।
Model SOP में Station Manager/Master के लिए उपर्युक्त Station Imprest provision के साथ स्पष्ट रूप से “Finance concurrence is necessary before sanction” दिया गया है।
9. Station Imprest का उद्देश्य
Station Imprest का उद्देश्य स्टेशन की ऐसी छोटी तथा तत्काल आवश्यकताओं को समय पर पूरा करना है जिनके लिए तत्काल expenditure आवश्यक हो और जिनके कारण स्टेशन की सामान्य सेवाएँ प्रभावित हो सकती हैं।
Station Imprest का उपयोग विशेष रूप से—
petty repairs;
petty urgent expenses;
आवश्यक स्टेशन सेवाओं से संबंधित अनुमत छोटे व्यय;
आवश्यकता के अनुसार Rag Pickers की व्यवस्था;
आवश्यकता के अनुसार Safaiwala की व्यवस्था;
के लिए किया जा सकता है।
इसका उपयोग sanctioned purpose के बाहर सामान्य अथवा नियमित expenditure के लिए नहीं किया जाना चाहिए।
10. Station Imprest में Urgency का महत्व
Station Imprest से संबंधित Railway instructions में यह महत्वपूर्ण सिद्धांत दिया गया है कि Station Imprest का उपयोग— urgency में, अथवा
जब संबंधित कार्य departmental resources द्वारा expeditiously नहीं किया जा सकता हो, तब किया जाना चाहिए।
अर्थात् Station Imprest को routine expenditure का सामान्य माध्यम नहीं बनाया जाना चाहिए।
पुराने Railway instructions में यह भी स्पष्ट किया गया है कि Station Imprest money को निर्धारित उद्देश्य के लिए ही उपयोग किया जाए और station services को नियमित रूप से किसी एक बाहरी party से daily basis पर लेने की स्थिति से बचा जाए।
11. Departmental Resources और Station Imprest
Station Imprest का उद्देश्य departmental arrangements को सामान्य रूप से replace करना नहीं है।
जहाँ किसी कार्य को departmental resources द्वारा समय पर किया जा सकता है, वहाँ केवल सुविधा के कारण Imprest से expenditure करना उचित नहीं होगा।
Station Imprest का उपयोग वहाँ किया जाना चाहिए जहाँ—
आवश्यकता urgent हो; अथवा
departmental resources से कार्य समय पर नहीं हो सकता हो; और
expenditure संबंधित rules एवं delegation के अंतर्गत admissible हो।
यह principle Station Imprest के उचित उपयोग का महत्वपूर्ण आधार है।
12. Station Imprest से Safety Items की खरीद
Model SOP में Field Units को sanctioned Cash Imprest से Safety Items, चाहे वे stock हों अथवा non-stock, खरीदने की अनुमति का प्रावधान है।
लेकिन इसके लिए Imprest Holder द्वारा यह certificate record किया जाना आवश्यक है कि संबंधित items—
Stock में उपलब्ध नहीं हैं, और
Emergent हैं।
यह provision सामान्य Station Imprest expenditure पर blanket condition नहीं है; यह विशेष रूप से safety items की emergent procurement से संबंधित है।
13. Station Imprest और Stores में उपलब्ध सामग्री
Station Imprest का उपयोग ऐसी routine सामग्री खरीदने के लिए नहीं किया जाना चाहिए जिसे निर्धारित departmental/stores arrangement से सामान्य रूप से उपलब्ध कराया जाना है।
विशेषतः जहाँ applicable Railway instructions किसी item को stores/departmental arrangement से उपलब्ध कराने की व्यवस्था करते हैं, वहाँ केवल सुविधा के लिए Imprest का उपयोग नहीं किया जाना चाहिए।
अतः निम्न सिद्धांत अपनाया जाना चाहिए:
Routine departmental supply → सामान्य departmental/stores procedure
Urgent and admissible requirement → applicable Imprest provision
14. Imprest Holder की जिम्मेदारी
Imprest Holder पर Imprest money की safe custody की पूर्ण जिम्मेदारी होती है।
Finance Code के Para 1054 के अनुसार Imprest Holder को हर समय Imprest की पूरी राशि को—
Cash अथवा vouchers
के रूप में produce करने में सक्षम होना चाहिए।
इसका अर्थ है कि sanctioned Imprest की पूरी राशि का accounting हमेशा स्पष्ट होना चाहिए।
15. Cash और Vouchers द्वारा Accountability
यदि Imprest Holder ने sanctioned Imprest में से कुछ राशि admissible expenditure में खर्च की है, तो खर्च की राशि के समर्थन में आवश्यक vouchers/records उपलब्ध होने चाहिए।
इसलिए सामान्य accounting principle होगा:
Sanctioned Imprest = उपलब्ध Cash + admissible expenditure supported by vouchers/records
इससे Imprest की पूरी राशि का accountability सुनिश्चित होता है।
16. Imprest Account
Finance Code के Para 1055 के अनुसार Imprest Account duplicate में रखा जाना चाहिए।
Counterfoil
Counterfoil Imprest Holder के पास रखा जाता है।
Original Account
Original account आवश्यक vouchers के साथ Accounts Officer को भेजा जाता है, जब Imprest को replenish/recoup करना आवश्यक हो।
17. Imprest Account की Monthly Closing
Finance Code के Para 1055 में provision है कि Imprest Account को ordinarily प्रत्येक माह की 27 तारीख को close किया जाना चाहिए।
इसके बाद इसे माह की समाप्ति से पहले recoup किया जाना चाहिए।
इसका उद्देश्य यह है कि अधिक से अधिक monthly transactions उसी महीने के account में शामिल हो सकें।
18. Station Imprest का Recoupment
Station Imprest को समय पर recoup करना आवश्यक है ताकि स्टेशन की आवश्यक सेवाओं के लिए उपलब्ध राशि समाप्त होने के कारण कार्य प्रभावित न हो।
Railway instructions में Station Cash Imprest के quick recoupment पर विशेष जोर दिया गया है ताकि smooth station services सुनिश्चित की जा सकें।
इसलिए Station Imprest में केवल expenditure करना ही पर्याप्त नहीं है; expenditure के बाद timely recoupment भी आवश्यक है।
19. Recoupment का अर्थ
Recoupment का अर्थ है किए गए admissible expenditure की राशि को वापस प्राप्त करके Imprest को उसके sanctioned level पर पुनः स्थापित करना।
उदाहरण के लिए:
Sanctioned Station Imprest = ₹5,000
माह में admissible expenditure = ₹1,200
तब expenditure के बाद cash balance:
₹5,000 − ₹1,200 = ₹3,800
₹1,200 के admissible expenditure का account प्रस्तुत करने और निर्धारित प्रक्रिया के अनुसार recoupment होने पर:
₹3,800 + ₹1,200 = ₹5,000
इस प्रकार Imprest फिर sanctioned amount के स्तर पर आ जाता है।
इस प्रक्रिया को Recovery के बजाय Recoupment/Replenishment कहना अधिक उपयुक्त है।
20. Station Imprest Recoupment में अभिलेख
Station Imprest से संबंधित expenditure का उचित accountal आवश्यक है।
पुराने Railway instructions में Station Manager द्वारा recoupment bill प्रस्तुत करने की व्यवस्था दी गई है तथा petty purchases के cash memos को verification के लिए सुरक्षित रखने का प्रावधान भी दिया गया था।
उसी instruction में services, including सफाई कार्य, के लिए संबंधित Station Master द्वारा expenditure का certificate voucher के रूप में लेने का प्रावधान भी दिया गया था।
ऐसे पुराने procedural provisions को लागू करते समय संबंधित Railway का current local procedure/circular भी देखा जाना चाहिए, क्योंकि procedural instructions समय के साथ संशोधित हो सकते हैं।
21. Imprest की संख्या को अनावश्यक रूप से नहीं बढ़ाया जाना चाहिए
Finance Code के Para 1053 के अनुसार Imprests की संख्या को unnecessarily multiply नहीं किया जाना चाहिए।
एक अधिकारी का Imprest उसके office की आवश्यकताओं को यथासंभव पूरा करने वाला होना चाहिए।
यदि subordinate को छोटी राशि की आवश्यकता हो, तो अलग Imprest sanction कराने के बजाय नियमों के अनुसार मूल Imprest से छोटी राशि उपलब्ध कराई जा सकती है तथा उसका acknowledgement रखा जाना चाहिए।
22. Imprest Holder की व्यक्तिगत उत्तरदायित्व
Imprest Holder केवल राशि प्राप्त करने वाला व्यक्ति नहीं है; वह राशि की—
safe custody;
proper expenditure;
accountal;
supporting vouchers;
timely recoupment;
prescribed records;
के लिए उत्तरदायी है।
अतः Imprest को व्यक्तिगत convenience के लिए उपलब्ध cash नहीं माना जा सकता।
23. Budget Control
Imprest से expenditure करते समय संबंधित purpose के लिए budget availability का ध्यान रखना आवश्यक है।
Model SOP में यह सुनिश्चित करने का प्रावधान है कि Imprest से होने वाला कुल expenditure संबंधित उद्देश्य के लिए वर्ष के projected budget से अधिक न हो।
इसलिए:
Imprest sanction ≠ unlimited expenditure authority
Imprest केवल निर्धारित सीमा के भीतर cash availability प्रदान करता है; expenditure की admissibility, sanction और budget control अलग-अलग financial requirements हैं।
24. Station Imprest और ₹15,000 Petty Expense Provision में अंतर
यह दोनों provisions परीक्षा की दृष्टि से ही नहीं, बल्कि rule interpretation के लिए भी अलग हैं।
| विषय | Station Imprest | Para 1050 – Other Petty Expense |
|---|---|---|
| स्वरूप | Station के लिए sanctioned Imprest | प्रत्येक case का petty expenditure provision |
| A&A1 | ₹15,000 | — |
| B | ₹10,000 | — |
| C | ₹7,000 | — |
| D | ₹5,000 | — |
| E & F | ₹4,000 | — |
| Other petty expense | — | ₹15,000 तक each case |
| मुख्य उपयोग | Petty repairs/petty urgent expenses | निर्धारित other petty expenses |
| Finance concurrence | Station Imprest sanction से पहले आवश्यक | लागू delegation/financial procedure के अनुसार |
| मुख्य आधार | Model SOP/Station Imprest provision | IRFC Para 1050 |
इसलिए A&A1 Station का ₹15,000 और Para 1050 का ₹15,000-per-case एक ही provision नहीं है।
25. उदाहरण – Station Imprest
मान लीजिए किसी D-category station के लिए sanctioned Station Imprest ₹5,000 है।
स्टेशन पर एक admissible petty urgent repair के लिए ₹800 खर्च हुआ।
तब:
मूल Imprest = ₹5,000
व्यय = ₹800
शेष cash = ₹4,200
₹800 के expenditure का उचित accountal एवं supporting document प्रस्तुत किया जाएगा।
Recoupment के बाद:
₹4,200 + ₹800 = ₹5,000
इस प्रकार Imprest अपने sanctioned level पर पुनः स्थापित हो जाएगा।
26. Station Imprest से क्या नहीं समझना चाहिए?
Station Imprest को निम्न में से कोई भी नहीं समझना चाहिए:
unrestricted petty cash;
Station Master की व्यक्तिगत advance राशि;
routine departmental expenditure का substitute;
stores supply का सामान्य विकल्प;
budget के अतिरिक्त कोई अलग fund;
₹15,000 तक प्रत्येक expenditure की automatic permission।
हर expenditure को संबंधित Railway rule, delegation, purpose, budget तथा applicable instructions के अनुसार होना चाहिए।
27. General Imprest के लिए Sanctioning Authority
Finance Code के Para 1052 के अनुसार, Para 1051 के प्रावधानों के अधीन Railway के लिए General Manager को Imprest sanction करने की full power है।
General Manager अपनी power को निर्धारित conditions के अधीन subordinate authorities को redelegate कर सकता है।
इसलिए किसी specific officer की वर्तमान sanctioning power निर्धारित करते समय वर्तमान delegation/Model SOP तथा संबंधित Railway के लागू आदेश को देखा जाना चाहिए।
28. Station Imprest के लिए महत्वपूर्ण नियंत्रण
Station Imprest के संबंध में निम्न controls महत्वपूर्ण हैं:
राशि आवश्यकता के अनुसार हो।
Finance concurrence प्राप्त हो।
sanctioned purpose के अनुसार expenditure हो।
urgency का principle लागू हो।
departmental resources की उपलब्धता को ध्यान में रखा जाए।
budget availability सुनिश्चित की जाए।
expenditure का उचित accountal हो।
आवश्यक vouchers/records सुरक्षित रखे जाएँ।
Imprest Holder safe custody सुनिश्चित करे।
recoupment समय पर किया जाए।
Imprest का periodic review किया जाए।
अनावश्यक रूप से Imprest की संख्या/राशि न बढ़ाई जाए।
नियमों का संक्षिप्त सार
Imprest एक fixed sum का standing advance है।
Station Imprest स्टेशन की petty repairs और petty urgent expenses के लिए निर्धारित cash imprest है।
Station category के अनुसार:
A & A1 – ₹15,000
B – ₹10,000
C – ₹7,000
D – ₹5,000
E & F – ₹4,000
Finance concurrence के बाद sanction आवश्यक है।
Imprest amount:
Need basis पर निर्धारित + Periodically reviewed
Imprest:
Absolutely necessary amount से अधिक नहीं होना चाहिए।
Imprest Holder:
Safe custody के लिए responsible है।
Imprest Account:
Duplicate में रखा जाता है।
Counterfoil:
Imprest Holder के पास।
Original + vouchers:
Accounts Officer को।
Ordinary closing:
27th of each month
Recoupment:
Month-end से पहले।
LDCE के लिए महत्वपूर्ण परीक्षा बिंदु
प्रश्न 1.
Imprest क्या है?
उत्तर: किसी व्यक्ति के disposal पर निर्धारित प्रकार के expenditure के लिए रखा गया fixed sum का standing advance।
प्रश्न 2.
Station Imprest का मुख्य उद्देश्य क्या है?
उत्तर: स्टेशन की petty repairs और petty urgent expenses को पूरा करना।
प्रश्न 3.
A & A1 category station का Station Imprest कितना है?
उत्तर: ₹15,000
प्रश्न 4.
B category station का Station Imprest कितना है?
उत्तर: ₹10,000
प्रश्न 5.
C category station का Station Imprest कितना है?
उत्तर: ₹7,000
प्रश्न 6.
D category station का Station Imprest कितना है?
उत्तर: ₹5,000
प्रश्न 7.
E & F category station का Station Imprest कितना है?
उत्तर: ₹4,000
प्रश्न 8.
Para 1050 में ₹15,000 किससे संबंधित है?
उत्तर: Other petty expenses, up to ₹15,000 in each case, निर्धारित शर्तों के अधीन।
प्रश्न 9.
क्या ₹15,000 प्रत्येक Station Imprest की सामान्य राशि है?
उत्तर: नहीं।
प्रश्न 10.
Station Imprest sanction करने से पहले क्या आवश्यक है?
उत्तर: Finance concurrence।
प्रश्न 11.
Imprest amount किस basis पर निर्धारित होना चाहिए?
उत्तर: Need basis।
प्रश्न 12.
क्या Imprest की periodic review होनी चाहिए?
उत्तर: हाँ।
प्रश्न 13.
Imprest की safe custody की जिम्मेदारी किसकी है?
उत्तर: Imprest Holder की।
प्रश्न 14.
Imprest Account कितनी copies में रखा जाता है?
उत्तर: Duplicate में।
प्रश्न 15.
Imprest Account ordinarily कब close किया जाता है?
उत्तर: प्रत्येक माह की 27 तारीख को।
प्रश्न 16.
Imprest को कब recoup किया जाना चाहिए?
उत्तर: माह समाप्त होने से पहले।
प्रश्न 17.
Station Imprest का उपयोग routine expenditure के लिए किया जा सकता है?
उत्तर: नहीं; इसका उपयोग निर्धारित petty/urgent purposes और applicable Railway instructions के अनुसार होना चाहिए।
प्रश्न 18.
Station Imprest में Rag Pickers/Safaiwala की व्यवस्था शामिल है?
उत्तर: हाँ, आवश्यकता के अनुसार।
प्रश्न 19.
क्या sanctioned Imprest unlimited expenditure authority देता है?
उत्तर: नहीं।
प्रश्न 20.
Imprest में ₹15,000-per-case और A&A1 Station Imprest ₹15,000 क्या समान हैं?
उत्तर: नहीं। दोनों अलग provisions हैं।
मुख्य प्रामाणिक संदर्भ
इस विषय के लिए मुख्य reference documents निम्न हैं:
Indian Railways Finance Code, Volume-I, Para 1050–1055
Railway Board Letter No. 2016/F(X)II/10/27 dated 10.04.2017
Railway Board instructions dated 13.03.2018 relating to delegation of powers for Cash Imprests
Railway Board Letter No. D-43/1/2017-F(X)II dated 15.09.2017 – sanctioned Cash Imprest से safety items की खरीद से संबंधित
Model Schedule of Powers (Model SOP) – Cash Imprest / Station Imprest provisions
Station Imprest के उपयोग एवं recoupment से संबंधित Railway Board का Letter No. 99/TG.IV.10/65 (Imprest), dated 09.11.1999, तथा संबंधित लागू instructions।
Rule Status: ऊपर दिए गए मुख्य provisions को उपलब्ध Indian Railways Finance Code तथा Railway Board/Model SOP material से cross-check किया गया है। Model SOP के उपलब्ध consolidated material में 13.06.2025 तक के correction slips incorporated होने का उल्लेख है। किसी specific Zonal Railway में इससे अलग बाद का local delegation/order लागू हो तो उस current Railway-specific order को प्राथमिकता दी जाएगी।
त्वरित पुनरावृत्ति
Imprest = Fixed Standing Advance
Station Imprest = Petty Repairs + Petty Urgent Expenses
A&A1 = ₹15,000
B = ₹10,000
C = ₹7,000
D = ₹5,000
E&F = ₹4,000
Other Petty Expenses = ₹15,000 per case
Finance Concurrence = Before sanction of Station Imprest
Need Basis = Yes
Periodic Review = Yes
Safe Custody = Imprest Holder
Account = Duplicate
Ordinary Closing = 27th
Recoupment = Before month-end
Research & Content by G. D. Pandey
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